Pojęcie „zbiór danych” to, zgodnie z art. 7 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych, „każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie”. Wynika z tego, że o zbiorze danych można mówić wówczas, gdy zestaw, czyli „całość złożona z odpowiednio dobranych elementów”. Zgodnie z przyjętą w ustawie definicją zbiór danych jest zatem zespołem informacji, które łącznie posiadają trzy cechy. Po pierwsze informacje w nim zawarte spełniają definicję danych osobowych (tu: wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej). Po drugie jest to zestaw informacji, które są zorganizowane według określonego klucza, a to oznacza, że jest to zestaw posiadający swoistą strukturę.
Po trzecie dostęp do danych w nim zawartych będzie zapewniony według określonych kryteriów. Nie ma natomiast znaczenia, czy zestaw ten jest scentralizowany czy rozproszony, jednolity czy podzielony funkcjonalnie.
Podstawowym kryterium odróżniającym zbiór danych według u. o. d. o. od innych zbiorów jest to, że stanowi on zestaw danych o charakterze osobowym. Dane w nim zawarte mogą być wyrażone w różny sposób, przykładowo: słowem, dźwiękiem (tu: zbiory nagranych wypowiedzi), obrazem (tu: zbiory zdjęć używane do identyfikacji sprawców przestępstw). Niemniej sposób owego wyrażenia danych, nie przesądza o tym, że z mamy do czynienia ze zbiorem danych osobowych, ponieważ ich zestaw musi w dalszym ciągu spełniać ustawowe przesłanki uznania go za zbiór (odsyłam do definicji zawartej w art.7 pkt1 u. o. d. o.). Omawiając dalej, zbiorem danych osobowych jest zarówno zestaw danych odnoszących się tak do jednej jak i wielu osób. Niemniej ustawa nie określa dolnej granicy ilości danych w przykładowym zbiorze, aby uznać go za zgodny z jej wymogami. Rozpatrując ilościowy wymóg zawartych w zbiorze danych, można uznać za trafny, pogląd, że ze zbiorem mamy do czynienia nawet wówczas, gdy w zbiorze tym znajdują się dane jednej osoby. Najtrafniejsze jest wnioskowanie, że o istnieniu zbioru danych osobowych decyduje nie ilość danych w nim zawartych, a spełnienie przesłanek z art.7pkt1 u. o. d. o.
Kolejnym elementem definicji zbioru danych, wymaganym na gruncie ustawy, jest posiadanie przez niego struktury. W konsekwencji mianem zbioru nie można określić luźnego zestawienia danych osobowych (jako sumy elementów). Struktura bowiem stanowi ogół relacji pomiędzy elementami, które są ściśle ze sobą powiązane i stanowią zatem już nie układ, a zestaw (system) Stąd zbiorem danych będzie tylko ten zestaw danych osobowych, który wykazuje cechy uporządkowania. Najlepszy przykład stanowi zbiór uporządkowany alfabetycznie.
Kolejną nieodzowną cechą zbioru danych jest dostępność danych według określonych kryteriów. Art.7 pkt1 u. o. d. o. posługuje się pojęciem: „ określonych kryteriów” w liczbie mnogiej, dlatego niektórzy z autorów twierdzą, iż zamysłem ustawodawcy było, by dla zaistnienia zbioru danych występowały jednocześnie co najmniej dwa kryteria dostępności. Przyjmuje się, że dane są dostępne wówczas , gdy nietrudno do nich dotrzeć, gdy są łatwe do zdobycia, łatwe do osiągnięcia. Z ustawowej definicji, wynika, że dostępność danych oceniana jest według określonych kryteriów, które jak często się podkreśla-„pozwalają na w miarę szybki i bezpośredni dostęp do oznaczonych danych”, przy czym nie chodzi tu o dostęp w ogóle, ale łatwy dostęp.
Takimi zbiorami mogą być ręczne zbiory ewidencyjne , zgromadzone akta osobowe, (teczki, kartoteki), a także znormalizowane materiały (np. formularze, kwestionariusze) uporządkowane i ułożone w odpowiedni sposób.
Przykładowe zbiory: zbiór pracowników, umów, rejestr korespondencji, rejestr wejść i wyjść, newsletter, monitoring wizyjny, rejestr skarg.
Bibliografia:
– Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2016 r. poz 966 z późn. zm.),