Problematyka dostępu do informacji publicznej jest uregulowana przede wszystkim w ustawie z 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej. Przepisy udip wskazują, jakiego rodzaju informacje mają charakter informacji publicznych oraz jakie organy zobowiązane są
do ich udostępniania.
Informacja publiczna może zawierać w swojej treści dane osobowe bądź inne dane dotyczące sfery prywatności osoby fizycznej (np. decyzja administracyjna zawierająca imiona, nazwiska i adres stron postępowania).
Zgodnie z ustawą z 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych za dane
osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do identyfikowania osoby fizycznej. Jak wskazuje się w orzecznictwie, danymi osobowymi są nie tylko informacje, za pomocą których można od razu ustalić tożsamość osoby fizycznej (np. imię i nazwisko, PESEL, NIP). Zalicza się do nich też te, które bez nadzwyczajnego wysiłku i nieproporcjonalnie dużych nakładów dają się powiązać z określoną osobą . Jednym z ograniczeń w prawie dostępu do informacji publicznej jest prywatność osoby fizycznej (art. 5 ust. 2 udip). To ograniczenie nie dotyczy informacji publicznej, w sytuacji, gdy osoba fizyczna zrezygnowała z przysługującego jej prawa do prywatności.
Ograniczenie dostępu do informacji publicznej ze względu na prywatność osoby fizycznej nie dotyczy też informacji o osobach pełniących funkcje publiczne, mających związek z pełnieniem tych funkcji, w tym o warunkach powierzenia i wykonywania funkcji.
Termin „prawo do prywatności” nie został zdefiniowany w przepisach udip, a zatem w celu ustalenia jego treści należy sięgnąć do art. 47 Konstytucji RP oraz innych aktów ustawowych. Jak wskazuje się w orzecznictwie „prawo do prywatności” stanowi dobro osobiste człowieka i obejmuje zdarzenia oraz okoliczności tworzące sferę jego życia osobistego i rodzinnego. Jednym z elementów tak rozumianej prywatności osoby fizycznej są niewątpliwie niektóre jej dane osobowe. Wobec tego dla oceny przesłanki ograniczającej prawo do informacji publicznej, jaką jest prywatność osoby
fizycznej, konieczne jest odwołanie się do przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.
Nie da się z góry wyznaczyć katalogu danych osobowych składających się na prywatność osoby fizycznej. W związku z tym, to od okoliczności konkretnego przypadku zależeć będzie ustalenie, czy udostępnienie w ramach informacji publicznej określonych danych osobowych naruszać będzie prawo do prywatności danej osoby fizycznej. Kwestia zakresu danych osobowych, które mieszczą się w pojęciu „prywatności” osoby fizycznej jest
sporna w samym orzecznictwie. W wyroku z 25 kwietnia 2014 roku (sygn. akt: I OSK 2499/13) Naczelny Sąd Administracyjny – w przeciwieństwie do Sądu Najwyższego – uznał, że imiona i nazwiska osób zawierających umowy cywilnoprawne z podmiotami wykonującymi zadania publiczne podlegają ochronie na podstawie art. 5 ust. 2 udip, tj. w ramach prawa do prywatności.
Zgodnie ze stanowiskiem reprezentowanym obecnie w orzecznictwie, ustawa o dostępie do informacji publicznej i ustawa o ochronie danych osobowych są równorzędnymi aktami prawnymi. W związku z tym uodo nie ma pierwszeństwa w stosowaniu przed przepisami udip (wyrok NSA z 5 marca 2013 roku, sygn. akt: I OSK 2872/12). Wobec tego w sytuacji, gdy informacja publiczna zawiera dane osobowe, podmiot zobowiązany do jej udostępnienia musi zbadać możliwość udzielenia takiej informacji pod kątem istniejących ograniczeń, tj. art. 5 ust. 2 udip, a następnie odnieść je do uregulowań uodo. W pierwszej kolejności trzeba przeanalizować, czy dane osobowe zawarte w informacji publicznej mieszczą się w sferze prywatności osoby fizycznej. W razie uznania w okolicznościach faktycznych
danego przypadku, że ma to miejsce może odmówić udostępnienia informacji publicznej bądź też ją udostępnić po uprzednim zanonimizowaniu. Należy przy tym pamiętać, że anonimizacjanie ogranicza się wyłącznie do usunięcia personaliów osoby fizycznej. Koniecznym może być wyeliminowanie innych informacji o osobie fizycznej, jeśli pozwalają
one na jej identyfikację. Chodzi np. o informacje o tym, że dana osoba jest właścicielem określonej nieruchomości, informacje o sytuacji finansowej (np. stan zadłużenia) czy adres e-mail.